ระบบประกันคุณภาพการศึกษา (EQA: Education Quality Assurance System) ประกอบด้วยเครื่องมือต่างๆ ที่รองรับตั้งแต่ขั้นตอนการตั้งค่าองค์ประกอบคุณภาพ การกำหนดตัวบ่งชี้ หรือ ตัวชี้วัด (KPI) ของแต่ละองค์ประกอบคุณภาพ การตั้งค่ามาตรฐานการอุดมศึกษา หรือ การศึกษาระดับอื่นๆ การตั้งค่ามุมมองการบริหารจัดการ การผูกโยงตัวบ่งชี้ หรือ ตัวชี้วัด กับมาตรฐานการอุดมศึกษา หรือ ระดับการศึกษาอื่น และมุมมองการบริหารจัดการ การกำหนดตัวบ่งชี้ หรือ ตัวชี้วัด ให้กับแต่ละหน่วยงานภายในสถาบันการศึกษา การกำหนดช่วงคะแนนการประเมิน และรอบเวลาในการประเมินคุณภาพการศึกษา ซึ่งข้อมูลการตั้งค่าเหล่านี้จะถูกระบบนำไปสร้างเป็นแบบฟอร์มประเมินเพื่อการประกันคุณภาพการศึกษาแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยอัตโนมัติ และแจกจ่ายผ่านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ไปให้ผู้ที่กำกับตัวบ่งชี้ หรือ ตัวชี้วัด หรือ ผู้ตรวจประเมิน (ในแต่ละหน่วยงาน หรือ ระดับ เช่น ระดับมหาวิทยาลัย คณะ หรือ ภาควิชา ตามที่กำหนดไว้)โดยตรงตามรอบเวลาการประเมินที่ถูกกำหนดไว้ เพื่อให้ประเมินคุณภาพการศึกษาด้วยตนเอง (SAR: Self Assessment Report) ซึ่งเมื่อผลการประเมินได้รับการยืนยัน หรือ ตรวจอนุมัติแล้ว ระบบจะทำการออกรายงาน และสร้างเป็นรายงานสรุปภาพรวมการประกันคุณภาพการศึกษา (EQA e-Book) ให้โดยอัตโนมัติ และสามารถผูกลิงค์รายงานสรุปนี้ไปแสดงในเว็บไซต์ของมหาวิทยาลัย หรือ คณะ หรือ โรงเรียน หรือ สถาบันการศึกษาได้ตามมาตรฐานของ สกอ. (สำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา) และ สมศ. (สำนักงานรับรองมาตรฐานและประเมินคุณภาพการศึกษา (องค์การมหาชน)) รวมทั้ง การก้าวสู่การประเมินผลตาม "เกณฑ์คุณภาพการศึกษาเพื่อการดำเนินการที่เป็นเลิศ" (EdPEx: Education Criteria for Performance Excellence) ของ สกอ. หรือ การบูรณาการเกณฑ์คุณภาพของ สมศ. และ กพร. เพื่อประเมินผลร่วมกัน ระบบนี้มีคุณลักษณะเด่น ดังนี้

ระบบประกันคุณภาพการศึกษามีความยืดหยุ่นในการรองรับการเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบคุณภาพและจำนวนตัวบ่งชี้ โดยมีเครื่องมือ หรือ Editor หรือ ระบบ Configuration สำหรับการรองรับการกำหนดองค์ประกอบคุณภาพ(ได้ไม่จำกัด) ตัวบ่งชี้ หรือ ตัวชี้วัด (KPI) ของแต่ละองค์ประกอบคุณภาพ (ได้ไม่จำกัด) การตั้งค่ามาตรฐานการอุดมศึกษา หรือ การศึกษาระดับอื่นๆ การตั้งค่ามุมมองการบริหารจัดการ (สามารถแสดงความสัมพันธ์ หรือ อ้างอิงในการออกรายงานแบบ BSC (Balanced Scorecard) ได้ การผูกโยงตัวบ่งชี้ หรือ ตัวชี้วัด กับมาตรฐานการอุดมศึกษา หรือ ระดับการศึกษาอื่น และมุมมองการบริหารจัดการ การกำหนดตัวบ่งชี้ หรือ ตัวชี้วัด ให้กับแต่ละหน่วยงานภายในสถาบันการศึกษา (เชื่อมโยงกับโครงสร้างหน่วยงานภายในสถาบันการศึกษา ซึ่งสามารถกำหนดหรือตั้งค่าให้จัดทำการประเมินการศึกษาในทุกระดับหน่วยงานได้ เช่น ในระดับมหาวิทยาลัย สามารถให้ประเมินลงไปได้ทั้งระดับคณะ ภาควิชา หลักสูตร หรือ ศูนย์การศึกษาต่างๆ ได้) การกำหนดช่วงคะแนนการประเมิน (รองรับการสร้าง Scale ของ Score ของคะแนน ได้ตั้งแต่ระดับ 1 - 10 เพื่อให้ยืดหยุ่นในการวัดผลคะแนน) และรอบเวลาในการประเมินคุณภาพการศึกษา เช่น กำหนดให้ประเมินทุก 3 เดือน 6 เดือน 9 เดือน และ 12 เดือน เป็นต้น เพื่อให้มีการทยอยปรับปรุงคุณภาพการศึกษาเป็นการภายในสถาบันการศึกษาอย่างต่อเนื่องก่อนที่หน่วยงานประเมินคุณภาพการศึกษาจากภายนอก เช่น สกอ. หรือ สมศ. หรือ ร่วมถึง กพร. จะเข้ามาดำเนินการตรวจประเมินจริง

ระบบประกันคุณภาพการศึกษาสามารถสร้าง หรือ generate แบบฟอร์มประเมินคุณภาพการศึกษาแบบอิเล็กทรอนิกส์ (EQA e-Form) และส่งให้ผู้ที่กำกับตัวบ่งชี้ หรือ ตัวชี้วัด หรือ ผู้เขียนรายงาน ของแต่ละตัวบ่งชี้ และของแต่ละหน่วยงาน หรือ แต่ละระดับ เพื่อทำการประเมินตนเอง (SAR) ในระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรง โดยสามารถกำหนดให้มีการส่งผ่านเส้นทางเดินเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Workflow) และลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature) เพื่อยืนยันการจัดทำแบบประเมินคุณภาพการศึกษาดังกล่าวได้

สามารถกำหนดผู้ตรวจประเมินให้มีการตรวจประเมินตนเองภายในสถาบันการศึกษาได้ เพื่อจะได้เป็นการซักซ้อม และเตรียมความพร้อม หรือ ได้มีการทยอยตรวจสอบหาข้อบกพร่องและทยอยปรับปรุงตามรอบเวลาตรวจประเมินที่กำหนด เช่น ทยอยทำทุก 3 เดือน 6 เดือน 9 เดือน และ 12 เดือน ก่อนที่ผู้ตรวจประเมินจากภายนอก คือ สกอ. และ สมศ. หรือ รวมถึง กพร. จะเข้ามาตรวจประเมินอย่างเป็นทางการ ซึ่งจะทำให้เป็นการพัฒนาคุณภาพการศึกษาในเชิงรุกมากกว่าเป็นการทำงานเชิงรับ

หลังการจัดทำแบบประเมินคุณภาพการศึกษาและตรวจอนุมัติแล้วเสร็จ ระบบประกันคุณภาพการศึกษา สามารถออกรายงานในรูปแบบต่างๆ ให้โดยอัตโนมัติ เช่น ผลการประเมินตามมิติตัวบ่งชี้ หรือ ตัวชี้วัด ภายใต้องค์ประกอบคุณภาพ หรือ มิติด้านการบริหารจัดการ ในแต่ละรอบการประเมิน รายงานคะแนนเฉลี่ยแต่ละองค์ประกอบคุณภาพ รายงานคะแนนเฉลี่ยตามมาตรฐานการศึกษา รายงานคะแนนเฉลี่ยตามมุมมองการบริหารจัดการ จุดอ่อน-จุดแข็งของสถาบันการศึกษา หรือ ตามแนวทางการพัฒนาคุณภาพการศึกษา และรายงานภาพรวมผลการประเมินคุณภาพการศึกษาทั้งหมด ที่สามารถแสดงผลได้ทั้งแบบสรุป และแบบรายละเอียด ที่สามารถคลิก Drill Down ไปยังรายการหลักฐานอ้างอิงต่างๆ ตามเกณฑ์การประเมิน หรือ ให้คะแนน

สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้เข้ามาดำเนินการกำหนดหรือตั้งค่าที่เกี่ยวกับการประเมินคุณภาพการศึกษา ผู้ที่เข้ามาจัดทำแบบประเมินคุณภาพการศึกษา และผู้ที่ดูรายงานได้ รวมทั้งสามารถกำหนดสิทธิในการแสดงรายงานให้กรรมการหรือผู้ตรวจประเมินภายนอกสถาบันการศึกษาเข้ามาตรวจรายงานการประเมินคุณภาพการศึกษาในแต่ละรอบผ่านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรง หรือ ลิงค์แสดงรายงานการประเมินเพื่อการประกันคุณภาพการศึกษานี้ต่อสาธารณะผ่านเว็บไซต์ของสถาบันการศึกษาได้โดยอัตโนมัติ

สามารถแยกจัดทำแบบประเมินคุณภาพการศึกษาตามหน่วยงานมาตรฐานที่ทำหน้าที่ตรวจประเมินหรือกำกับมาตรฐานการประกันคุณภาพการศึกษาได้ เช่น ตามมาตรฐานของ สกอ. หรือ ของ สมศ. หรือ รวมถึง กพร. และสามารถเชื่อมโยงตัวบ่งชี้ หรือ ตัวชี้วัด หรือองค์ประกอบคุณภาพที่มีการเชื่อมโยงหรือสัมพันธ์ระหว่างกันได้ และต่อขยายถึงการเชื่อมโยงการประเมินผลตาม "เกณฑ์คุณภาพการศึกษาเพื่อการดำเนินการที่เป็นเลิศ" (EdPEx: Education Criteria for Performance Excellence) ของ สกอ. หรือ การบูรณาการเกณฑ์คุณภาพของ สมศ. และ กพร. เพื่อประเมินผลร่วมกัน